O Misterioso Sucesso da Apresentação de Kick Off do Projeto X

O dia finalmente chegou. Depois de meses de dedicação, noites mal dormidas e longos períodos de reflexão, tudo parecia apontar para um desfecho promissor. Relatórios, blueprints, gráficos. Todos os materiais haviam sido reunidos ao longo de uma cuidadosa etapa de planejamento pelo Gerente de Projetos e inseridos em uma apresentação em power point que seria utilizada em sua próxima reunião de Kick Off – que consiste, basicamente, em uma reunião que tem como objetivo oferecer o primeiro contato da equipe com o escopo do projeto no qual estará inserida daquele momento em diante.

Naquele dia, o Gerente (que por motivos sigilosos terá seu nome mantido em sigilo) carregava seu pen-drive como se carregasse uma barra de ouro que vale mais do que dinheiro, pois sabia que dentro daquele minúsculo aparelho estava uma verdadeira promessa de sucesso.

Ainda não havia qualquer indício de luz matinal quando o gerente chegou ao edifício da empresa. Meticuloso, ele queria testar seu material antes que qualquer pessoa pudesse vê-lo, por isso antecipou sua chegada e pôs-se a ensaiar o discurso várias e várias (e várias) vezes na sala de reuniões, com o ppt aberto em uma grande tela atrás de si.

Assim, ele discursava em voz alta, imponente, seguro, enquanto apontava para a tela, onde estavam expostos os indicadores que conduziam sua argumentação. Ao finalizar seu discurso pela vigésima segunda vez, ouviu, não muito longe dali, as palmas lentas de um homem que caminhava em sua direção.

Enquanto batia palmas, o homem ria em tom debochado. À medida que se aproximava, o riso se intensificava. Em dado momento, o riso do homem misterioso se tornou tão intenso que ele teve de ajoelhar no chão enquanto segurava a região de seu diafragma, dolorida pelo esforço do riso.

“Você chama isso de plano perfeito?!”

Perguntava, enquanto engasgava em sua própria risada convulsiva.

O Gerente observava, atônito. Afinal, não compreendia qual poderia ser a fonte de tamanho deboche!

O homem, por sua vez, se acalmou aos poucos, levantou e cumprimentou o colega educadamente, se desculpando pela inconveniência. Enxugou as lágrimas, respirou fundo e estendeu um cartão de visitas em branco ao gerente, que observou o gesto como algo excêntrico e inexplicável.

Sem muitas delongas, o homem puxou o controle remoto das mãos do gerente, voltou à tela inicial e pôs-se a discursar de maneira pontual sobre os equívocos da apresentação.

 

Breaking News: uma apresentação de Kick Off vai muito além dos indicadores

Logo de cara, o homem misterioso desdenhou o excesso de informações técnicas da apresentação. Inclusive justificou suas risadas de momentos antes dizendo que aquele acúmulo exorbitante de indicadores poderia ser assimilado como algo assombroso ou escrachado, e que achou melhor escolher o segundo ponto de vista para rir ao invés de sair correndo.

Mas mesmo que aquele homem não-identificado parecesse adicionar às suas críticas um certo requinte de crueldade, o gerente de projetos via, a cada tela analisada, que talvez jamais conseguisse enxergar tais equívocos sozinho.

Aos poucos, ele percebeu que uma apresentação de kick-off deve, sim, oferecer ao time envolvido indicadores palpáveis, com definição de metas, datas e previsões que guiem cada uma das áreas, mas que não se prolongue nos pormenores de algo que virá com o tempo, de acordo com a organicidade do projeto.

 

A importância de enaltecer o Dream Team de profissionais durante a apresentação de Kick Off

Depois de passar por todas as telas, o homem misterioso colocou a mão sobre o rosto, reflexivo. Então, começou a andar em círculos pela sala de reuniões, bateu levemente a cabeça em uma das paredes, sentou-se e jogou algumas palavras ininteligíveis ao vento enquanto pensava. De repente, bateu na mesa e soltou um rugido de empolgação, assustando o gerente de projetos.

Finalmente levantou-se e começou a percorrer todas as cadeiras vazias em torno da mesa de reuniões. Ele girava uma, girava outra e assim sucessivamente. A cada vez que repetia a ação, perguntava em tom incisivo:

“Quem é essa pessoa?! E essa? E ESSA?”

Mais uma vez o Gerente de Projetos apenas o encarou, angustiado, e acabou se esparramando sobre uma das cadeiras. Ele não compreendia o ponto onde aquele homem queria chegar.

De qualquer forma, o discurso eloquente recomeçou, mesmo sem a reação do gerente.

Em seguida, o homem passou a falar que cada colaborador envolvido carregava uma importância profissional individual para impulsionar aquele projeto adiante como um todo; e que em nenhuma daquelas telas ele via refletido esse reconhecimento. Além disso, as mensagens ali presentes pareciam pouquíssimo direcionadas ao engajamento da equipe – característica que poderia, involuntariamente, interferir de maneira negativa na motivação daquelas pessoas.

Ele explicou como todo o brilho de uma apresentação de Kick Off deve estar refletido em gatilhos mentais que levem os envolvidos a se sentirem parte de algo que realmente pode mudar suas próprias realidades e das realidades ao redor. E que para obter o drive necessário dessas equipes é preciso fazê-las entender que sua real importância no projeto.

À medida que os raios de sol dominavam o ambiente, o gerente de projetos parecia, também, chegar à iluminação de suas ideias. E com a chegada da luz do dia, o homem misterioso – que continuava falando sem parar – foi aos poucos desaparecendo.

O gerente olhou novamente para o cartão de visitas – que dessa vez exibia seu próprio nome (mas que permanecerá um mistério para você, caro leitor).

Quase no mesmo momento, o silêncio foi interrompido pelas primeiras pessoas que chegavam para a reunião. Entre elas, o sponsor do projeto – que seria o primeiro a falar – e os responsáveis de cada área. Assustado, o gerente pulou da cadeira e foi checar as telas da apresentação que havia sido tão amplamente criticada minutos antes.

Tudo estava diferente. Dessa vez ela tinha cores, design em movimento, um fluxo bem-distribuído de informações técnicas, mensagens com gatilhos emocionais e uma definição lúcida da importância de cada colaborador. Intrigado, ele olhou para os lados e pode ver apenas o vulto de um chimpanzé de cor magenta correndo para fora da sala. Ele sorriu e, minutos depois, iniciou a apresentação do Projeto X, que com o tempo acabou se tornando um sucesso absoluto.

 

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